Salesforce 公式ヘルプ「承認」からの引用

＜アクションが実行されるタイミング＞

• ワークフロールール： 保存後すぐ、もしくは設定したスケジュールに基づく
• 承認プロセス： 最終承認がされた時点ですぐ（スケジュール設定は不可）

一般的な承認申請の場合は「マネージャ」を割り当てます。 つまり申請したら直属の上長に自動で割り当てられるというもので す。

一方「ステップ」は、「何段階の承認で最終承認とするか」を定義するものです。

例えば、 経費申請で以下のようなパターンがよくあると思われます。

1. 5,000 円未満の少額出金はマネージャの承認だけでOK
2. 5,000 円以上 50,000 円未満の場合は部門長の承認まで必要
3. 50,000 円以上の場合は本部長の承認も必要

 

 

まず申請が行われるとすべてのケースでステップ１．に入ります。

マネージャが承認を行うと、ここで「5,000 円以上か否か」の「if」が評価されます。

5,000 円未満の場合、ステップ２．に合致しないため、次のステップ３． に進み、ここでも合致しないため、 すぐに最終承認済みとなります。

5,000 円以上だった場合（50,000 円以上の場合も含む）、ステップ２．に進み、「部門長」に申請が行われます。

先ほど「マネージャを承認者にするのが一般的だ」と申し上げましたが、マネージャにあたるユーザの設定で、「マネージャ」の欄に「部門長」を指定することで、「 マネージャのマネージャ＝部門長」となり、 特にプロセス設定内で部門長の名前を指定することなく、 自動で部門長が承認者となります。（ 部門長と本部長の関係も同様です）

つまり、「ユーザ設定のマネージャを承認者とする」プロセスならば、たとえステップが５段階も６段階も、最終的に CEO の承認まで必要とするような承認プロセスでも、 一つのプロセスで全社をカバーすることができるわけです。

しかしながら、往々にして「ステップごとに単純に階層を上がっていく」だけの承認プロセスでは全体をカバーできないのが、 会社組織というものです。

社員数名のスモールオフィスなら上記の基本的な承認プロセスでカ バーできると思いますが、多ジャンルの商材を扱っていたり、 案件の条件によっては直属の上長以外の承認が必要だったりする場 合など、多くの企業では「そうもいかない」のが実情です。

しかも、頻繁に組織変更がある会社では、 もし部署ごとに条件を分けた承認プロセスを設定していたならば、 組織変更ごとに承認プロセスの修正や、 新規プロセスの設定が発生して、最終的には

という結末が待っています・・・。

・・・その状況、もしかしたら、 プロセスビルダーを組み合わせれば解決できるかも？

この設定によるメリットは以下の通りです。

• 後から組織の変更などによって承認プロセスのメンテナンスが必要 になった場合、承認プロセス全体を見直す必要はなく、 あくまでも  「例外的な部分を司る」承認プロセスだけを見直せばよく、 条件分岐もすべてプロセスビルダー側で管理する  ため、 いちいち承認プロセスの細かいステップを見直す必要がなくなる
• 直属マネージャの承認が済んだものが上位の承認で却下された場合 、従来の場合は全て差し戻しになり、 直属マネージャの承認からやり直しになるところが、このように「 基本」と「上位」を別の承認プロセスに分けることで、 既に基本承認が完了したフラグを参照して、再申請した場合は  基本承認を飛ばしていきなり上位承認から開始する  ことができる

• 「基本承認プロセス ⇒ プロセスビルダーによる条件分岐の管理 ⇒ 条件に合致した上位承認プロセス」の形態をとる以上、 いかなる場合でも  基本承認プロセス = 直属マネージャの承認  が全体のトリガーとなる必要がある

 

もし「 伏魔殿と化した承認プロセス」にお困りで、上記の「大掃除アイデア」にご関心ございましたら、 ぜひサポートまでご連絡ください、 お客様組織の実際の設定に即した形でのアイデアを提供させていた だきます。