「時間ベースのワークフロー」と「項目自動更新」を組み合わせて使う場合について教えてください。

 

時間ベースのワークフローに項目自動更新を組み合わせるケースは、以下があります。

 

◆ケース１　商談を作成して１週間経過した時点でフェーズが「コンタクト」（初期値）のままの場合、チェックボックス項目「要アクション」を自動でオンにして、同項目を絞り込み条件としたレポートで表示されるようにする。

評価条件：レコードが作成されたとき

ルール条件：フェーズ / 次の文字列と一致する / コンタクト
タイムトリガ：７日後 / 商談作成日

作成時点で「コンタクト」以外が選ばれない限り、全ての商談レコードが、時間ベースのワークフロールールの対象となります。商談が作成されてから７日間にフェーズが「コンタクト」から他の値に変更された場合には、対象から外れるため、項目自動更新は行われなくなります。

 

◆ケース２　全ての商談レコードにおいて、商談完了日の１週間前に、カスタム選択リスト項目「ステータス」の値を「要納品手続き」に変更し、同時に商談所有者を部門長に変更する。

評価条件：レコードが作成されたとき

ルール条件（数式）： true
タイムトリガ：７日前 / 商談完了日

「全ての商談」を対象とする場合は、ルール条件を「数式の評価が true の場合」として、数式ビルダには "true" とだけ記載します。商談完了日は必須項目のため、全レコードにて値が存在します。
商談完了日の７日前になると、項目自動更新が発動し、選択リスト値と所有者の変更が行われます。

 

時間ベースのワークフローでの項目自動更新は、スケジュール設定したダッシュボードに表示するレポートで使用するケース、またはメールアラートやフォローアップ ToDo を併用したケースで多く使用されます。（アクションが時間差で実行されるため、変更されたことを認識できるような「気付き」プロセスが必要不可欠となります）「時間ベースのワークフロールール」についての基本的な考慮事項は、下記のFAQ をご覧ください。

FAQ - 時間ベースのワークフロー
https://help.salesforce.com/HTViewSolution?id=000005245&language=ja

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