[Salesforce]契約終了の20日前にメールアラートを自動で送信したい
契約終了の20日前に、お客様にメールアラートを自動送信したいです。
どのような方法はありますでしょうか。
レコードが特定の条件に合致した際に、項目を自動で更新する、メールを自動で送信する、などのアクションを実行させるための機能として「ワークフロールール」がございます。
通常のワークフロールールは、条件に合致して保存されたタイミングですぐにアクションが実行されますが、「商談の完了予定日」や「契約の終了予定日」など、特定の日付 / 時間項目を基準としてアクションの実行を予約するには、ワークフロールールの「時間ベースのアクション」設定を使用します。
今回の「契約終了の20日前に、契約者にメールで自動通知を行う」設定は、下記の手順に従って行います。
1.契約終了20日前に自動送信される「メールテンプレート」を作成します。
Salesforce 管理者画面で、
[設定]>[管理]>[コミュニケーションテンプレート]>[メールテンプレート]
を開きます。
Salesforce Classic でのテキストメールテンプレートの作成
https://help.salesforce.com/articleView?id=creating_text_email_templates.htm&type=0
2.次に、「ワークフロールール」の条件を設定します。(以下の名前などは一例です)
- [設定] から、[クイック検索] ボックスに「ワークフロールール」と入力し、[ワークフロールール]を選択します。
- [新規ルール] をクリックします。
- このワークフロールールを適用するオブジェクトを選択します。
オブジェクト:契約 - [次へ] をクリックします。
- ルールの名前と説明を指定します。
名前:契約期限切れ前のフォローアップ
説明:契約終了の 20 日前に更新マネージャにアラームをメールで送信します。 - 評価条件を設定します。
作成されたとき、およびその後基準を満たすように編集されたとき→新規レコードでは、ルール条件に一致するとルールを実行します。更新されたレコードでは、ルール条件に一致しないレコードからルール条件に一致するレコードに変更された場合に限りルールが実行されます。 - ルール条件を入力します。
次の検索条件が一致する場合に、このルールを実行します。
(契約:状況 / 次の文字列と一致する / 有効) - [保存&次へ]をクリックします。
3.次に「ワークフロールールへの時間ベースのアクションの追加」を行います。
時間ベースのアクションとは、特定の日付項目を基準として設定された日時にルールが実行されることです。
「特定の日付項目を基準として日時を設定する」には、「タイムトリガの設定」を行います。
- [ワークフロールール]を開きます。
- [時間ベースのアクション]セクションで[タイムトリガの追加]をクリックします。
- レコードの作成日など、そのレコードに関連する日時を前後の日数、時間数で指定します。
ワークフロールールがこのタイミングでも有効な場合、タイムトリガがワークフローアクションを実行します。
※ルールが有効になっている場合はタイムトリガを追加することができません。再編集が必要な場合はルールを一旦無効化します。 - タイムトリガを保存します。
- 作成したタイムトリガのセクションで、[ワークフローアクションの追加] をクリックします。
- アクションを作成するいずれかのオプションを選択するか、既存のアクションを選択します。
【契約終了前20日前のメールアラートを新規追加する場合】
1.[新規メールアラート]をクリックします。
2.メールアラートの説明と一意の名前を入力します。
3.作成したメールテンプレートを選択します。
4.任意のメール受信者を選択します。
5.[保存]をクリックします。 - [終了] をクリックします。
- ワークフロールールを有効化します。
以下に「時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項」がございますのでぜひご参照ください。
時間ベースのアクションとタイムトリガの考慮事項
https://help.salesforce.com/articleView?id=workflow_time_action_considerations.htm&type=0
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